Mieux communiquer : boîtes mail, contacts et agendas partagés

Pour faciliter le travail collectif en interne et les relations avec l’extérieur, PbSolving propose aux Conseils Citoyens des outils de communication simples, partagés, accessibles partout en un clic depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

> 5 boîtes mails personnalisées pour chaque grande fonction du Conseil (relations habitants, relations partenaires, finances, etc.) au nom du Conseil Citoyen

> un annuaire de contacts partagés pour se souvenir de qui est qui, partager et conserver les coordonnées des partenaires, habitants, garder un historique des échanges passés, organiser ses relations, envoyer un mail à une liste de destinataires en un clic

> un agenda partagé modifiable par tous les membres pour avoir accès à tout moment aux principales réunions, échéances et animations du Conseil Citoyen.

Ces outils sont fournis par la société suisse d’hébergement Infomaniak, par l’intermédiaire d’une unique interface appelée « Workspace ».

Se concentrer sur l’essentiel

PbSolving s’occupe de la mise en place, de la configuration et de la gestion de l’interface au nom du Conseil Citoyen pour libérer ses membres des soucis techniques et administratifs.

PbSolving forme les membres du Conseil à l’utilisation des outils et à la configuration de leur matériel personnel en s’adaptant à leurs usages et à leurs besoins spécifiques.

PbSolving répond à tout moment aux éventuels besoins de support des membres du Conseil.

Mieux travailler : un bureau virtuel collaboratif pour centraliser et partager documents, infos, discussions

Sur le modèle des intranets existant dans le milieu professionnel, PbSolving propose aux Conseils Citoyens de disposer d’un « bureau virtuel » collaboratif sur lequel ils pourront retrouver l’ensemble des documents, informations, discussions en lien avec leur activité bénévole.

Simplifier et ranger

Finis les documents qu’on recherche indéfiniment sur son ordinateur personnel, les discussions par mails qui se mélangent aux mails privés et qu’on n’arrive pas à suivre, les décisions prises sans qu’on soit au courant, les infos non transmises, les  compte-rendus de réunion perdus, etc. Tout ce qui concerne le Conseil  Citoyen est désormais rangé au même endroit, accessible à tous les membres dans un espace en ligne privé, sécurisé et sauvegardé !

Ce « bureau virtuel », spécifiquement conçu pour les Conseils Citoyens, est réalisé à partir du logiciel libre Humhub. Pour faciliter le travail des membres du Conseil Citoyen, il intègre plusieurs outils collaboratifs libres de la suite Framasoft pour rédiger à plusieurs, organiser des visio-conférences, etc. Un menu permet aussi d’accéder en un clic à des ressources liées à la politique de la ville et aux Conseils Citoyens (lexique, fil d’actualités, textes officiels, base documentaire, outils de communication, sites utiles, etc.)

Il est possible d’y intégrer les outils de mails, agenda et contacts partagés pour encore plus de facilité.

Mise en place du bureau virtuel

La mise en place comprend  :

-une réunion d’1h30 avec un ou plusieurs membres du Conseil Citoyen afin de définir le cahier des charges et collecter les éléments de personnalisation

– la configuration et la personnalisation du bureau virtuel en fonction des besoins et spécificités du Conseil Citoyen définis en amont

– un atelier de formation de 3h permettant aux membres de se familiariser avec le bureau virtuel et ses fonctionnalités

L’accès au bureau virtuel est ensuite proposé sous la forme d’un abonnement annuel. PbSolving s’occupe de tout : maintenance, sauvegardes, mises à jour, support.

Les membres du Conseil Citoyen peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel en toute sérénité !

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